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Vers. Mod.: IS02 – Anno 2019

Informativa per il trattamento dei dati personali.

Articoli 13 e 14 REGOLAMENTO EUROPEO N. 679/2016

 D.lgs. 196/2003 novellato dal D.lgs. 101/2018

Gentile Navigatore,

la scrivente ORTOMEC srl, con sede in Via Risorgimento, 11 – 30010 Cona (VE), C.F. e P.I.V.A. 03373260276, in qualità di “Titolare del trattamento” La informa, ai sensi degli articoli 13 e 14 del Regolamento Europeo n. 679/2016 (in seguito “Regolamento UE”), che i Suoi dati saranno trattati secondo quanto di seguito indicato:

1. Oggetto del Trattamento

Il Titolare del trattamento La informa che i dati personali, identificativi (ad esempio, nome, cognome, ragione sociale, indirizzo, telefono, e-mail, riferimenti bancari e/o di pagamento, ecc.), in seguito chiamati “dati personali” o anche semplicemente “dati”, a Lei relativi, acquisiti anche verbalmente direttamente o tramite terzi potranno formare oggetto di trattamento nel pieno rispetto del Regolamento UE.

Per trattamento dei dati s’intende qualsiasi operazione o complesso di operazioni concernenti la raccolta, registrazione, organizzazione, conservazione, consultazione, elaborazione, modificazione, selezione, estrazione, raffronto, utilizzo, interconnessione, blocco, comunicazione, diffusione, distruzione dei dati stessi.

Se nel contratto in essere con la Vostra Azienda è previsto un trattamento di dati personali che dovremo fare per ottemperare a quanto indicato nel contratto stesso, sarà Vostra cura fornirci dati personali oggetto di trattamento per i quali abbiate certamente ottenuto, in quanto Titolari del trattamento, un libero, specifico, informato e inequivocabile consenso dagli interessati.

2. Base giuridica e Finalità del trattamento

Base giuridica Regolamento UE n. 679/2016, D.lgs. n. 196/2003 novellato dal D.lgs. n. 101/2018.

Il trattamento dei Suoi dati personali, richiesti e/o forniti anche verbalmente, è basato su quanto previsto dall’art. 6 del Regolamento UE 2016/679, sul Suo consenso ovvero sul legittimo interesse dello scrivente Titolare a difendere i propri diritti in un eventuale contenzioso nonché all’esecuzione di un contratto di cui Lei è parte o all’esecuzione di misure precontrattuali (es. preparazione di un’offerta, ecc.) da Lei richieste e ha le seguenti finalità:

1. A) senza il Suo consenso espresso (art. 6 del Regolamento UE):

– per adempiere agli obblighi precontrattuali, contrattuali e fiscali derivanti da rapporti con Lei in essere;

– per adempiere agli obblighi previsti dalla Legge, da un regolamento, dalla normativa comunitaria o da un ordine dell’Autorità (come ad esempio in materia di antiriciclaggio);

– esercitare i diritti del Titolare del trattamento, ad esempio il diritto di difesa in giudizio;

– per la tenuta della contabilità generale;

– per il perseguimento del legittimo interesse del titolare del trattamento;

– per finalità gestionali (fatturazione, eventuale gestione documentale, ecc.);

– per la gestione dei crediti;

– per analisi statistiche e di controllo qualità;

– per gestioni assicurative;

– per assistenza tecnica.

In particolare, i Suoi dati verranno trattati per finalità connesse all’attuazione dei seguenti adempimenti, relativi ad obblighi legislativi o contrattuali:

– Accesso tecnico e Funzionale al Sito nessun dato viene tenuto dopo la chiusura del Browser;

– Finalità di navigazione Evoluta o gestione dei contenuti personalizzata;

– Finalità Statistica e di Analisi della navigazione e degli utenti.

1. B) Solo previo Suo specifico e distinto consenso (art. 7 del Regolamento UE), per le seguenti Finalità commerciali e/o di marketing e/o di profilazione:

– invio via e-mail, posta e/o sms e/o contatti telefonici di newsletter, comunicazioni commerciali e/o materiale pubblicitario su prodotti o servizi offerti dal Titolare del trattamento e/o rilevazione del grado di soddisfazione sulla qualità di quanto effettuato su Sua richiesta;

– invio via e-mail, posta e/o sms e/o contatti telefonici di comunicazioni commerciali e/o promozionali di soggetti terzi (ad esempio, business partner).

3. Modalità di trattamento

Il trattamento dei Suoi dati personali è realizzato per mezzo delle operazioni indicate all’art. 4 n. 2) del Regolamento UE e precisamente: la raccolta, la registrazione,  l’organizzazione, la strutturazione, la conservazione, l’adattamento o la modifica, l’estrazione, la consultazione, l’uso, la comunicazione mediante trasmissione, diffusione o qualsiasi altra forma di messa a disposizione, il raffronto o l’interconnessione, la limitazione, la cancellazione o la distruzione,
il blocco. Il trattamento dei dati sarà improntato ai principi di correttezza, liceità e trasparenza e potrà essere effettuato con mezzi manuali, informatici e telematici, su supporti cartacei e/o digitali. Il trattamento verrà effettuato in modo da garantire la sicurezza e la riservatezza dei dati stessi.

4. Tempi di conservazione dei dati e altre informazioni.

Il Titolare tratterà i dati personali per il tempo necessario per adempiere alle finalità di cui sopra e comunque per non oltre i termini di Legge dalla cessazione del rapporto per le Finalità di cui al rapporto in essere.

Con riferimento ai dati personali oggetto di Trattamento per Finalità di Marketing o di Trattamento per finalità di profilazione, gli stessi saranno conservati nel rispetto del principio di proporzionalità e comunque fino a che non siano state perseguite le finalità del trattamento o fino a che non intervenga la revoca del consenso specifico da parte dell’interessato.

Nello specifico il Titolare del trattamento tratterà i dati per non oltre due anni dalla raccolta dei dati per le Finalità di Marketing ed un anno per i dati raccolti per Finalità di profilazione.

Dati dei possibili candidati: i dati personali degli aspiranti candidati saranno cancellati 6 mesi dopo la conclusione del processo di selezione.

I dati personali da Lei forniti saranno trattati “in modo lecito, secondo correttezza e trasparenza” tutelando la Sua riservatezza ed i Suoi diritti.

Va precisato che in assenza di contatti significativi per un periodo di dieci anni, ovvero in caso di esercizio dei diritti previsti dal Regolamento (UE) per l’interessato (ad es. diritto a eliminazione/oblio, di limitazione) si provvederà a trasferire i dati personali in un apposito archivio digitale criptato e/o cartaceo (archivio protetto) rendendoli accessibili esclusivamente al Titolare del trattamento o saranno distrutti senza lasciare nessuna copia salvo diverse
disposizioni dettate dalla Legge Vigente.

È previsto che sia effettuata una verifica periodica a cadenza annuale sui dati trattati e sulla possibilità di poterli cancellare se non più necessari per le finalità previste.

5. Accesso ai dati (categorie di destinatari a cui i dati sono possono essere comunicati)

I Suoi dati potranno essere resi accessibili per le finalità di cui ai precedenti punti 2.A) e 2.B) ai soggetti qui di seguito elencati a tal fine debitamente individuati ed istruiti:

1) a soci, dipendenti e collaboratori del Titolare del trattamento in Italia e all’estero, nella loro qualità di incaricati e/o responsabili interni del trattamento e/o amministratori di sistema;

I Suoi dati personali potranno altresì essere comunicati ai soggetti esterni destinatari delle pratiche che La riguardano, nel compimento delle attività sopra meglio descritte, e ai soggetti esterni che interagiscono con la scrivente, sempre ed esclusivamente per attività funzionali alle finalità sopra descritte; tali categorie sono:

1. Consulenti (quali ad esempio. commercialista e/o consulente fiscale e/o consulente del lavoro) per aspetti che possono riguardarla e secondo le modalità di Legge;
2. Società operanti nel settore informatico (Data Center, Cloud Provider, società che erogano servizi informatici anche di back-up e/o di manutenzione degli apparati e dei software, anche applicativi ecc.), anche residenti all’estero, ma in ogni caso sempre stabilite e/o utilizzando apparati localizzati nell’Unione Europea, per la cura della sicurezza e della riservatezza dei dati;
3. Professionisti e/o Società operanti nel settore della sicurezza del lavoro;
4. Consulenti e Studi legali per eventuali controversie;
5. Pubbliche amministrazioni per lo svolgimento delle funzioni istituzionali, nei limiti stabiliti dalla Legge e dai regolamenti;
6. Enti di previdenza e di assistenza ed Enti certificanti;
7. Società Assicuratrici nonché liquidatori, consulenti e periti dalle stesse incaricate;
8. Consulenti aziendali.
9. Pubbliche autorità ed amministrazioni per le finalità connesse all’adempimento di obblighi legali o ai soggetti legittimati ad accedervi in forza di disposizioni di legge, regolamenti, normative comunitarie;
10. Banche, istituti finanziari o altri soggetti ai quali il trasferimento dei suddetti dati risulti necessario allo svolgimento della nostra attività in relazione all’assolvimento, da parte nostra, delle obbligazioni contrattuali assunte nei Suoi confronti.

Per brevità la lista dettagliata di tali figure è disponibile presso la nostra sede ed è a Vostra disposizione.

6. E 7. Comunicazione e trasferimento dei dati

Senza la necessità di un espresso consenso (art. 6 lett. b) e c) del Regolamento UE), il Titolare del trattamento potrà comunicare i Suoi dati per le finalità di cui al precedente punto 2.A) a organismi di vigilanza, autorità giudiziarie, nonché a quei soggetti ai quali la comunicazione sia obbligatoria per Legge per l’espletamento delle finalità sopra indicate.

Detti soggetti tratteranno i dati nella loro qualità di autonomi titolari del trattamento.

Durante e dopo la navigazione i suoi dati potranno essere comunicati a terzi, in particolare a:

– Google: Servizio pubblicitario, Target pubblicitario, Analitica/Misurazione, Personalizzazione dei contenuti, Ottimizzazione;

– Google AdWords: Servizio pubblicitario, Target pubblicitario, Analitica/Misurazione, Personalizzazione dei contenuti, Ottimizzazione;

– Google Analytics: Target pubblicitario, Analitica/Misurazione, Ottimizzazione.

I Suoi dati non saranno diffusi.

I dati personali sono conservati su dispositivi ubicati preso la sede del Titolare del trattamento o presso provider, all’interno dell’Unione Europea. I dati da Lei conferiti potranno essere oggetto di trasferimento in Paesi non appartenenti all’UE in quanto ci avvaliamo di Responsabili esterni del trattamento che nell’espletamento dei loro servizi (quali fornitura della casella di posta elettronica, altri tipi di cloud o altre tipologie di servizi), possono realizzare tale
trasferimento, anche per mezzo di loro sub responsabili. Per garantire la sicurezza di tali trasferimenti, ci avvaliamo solamente di soggetti che offrono le necessarie garanzie per mettere in atto misure tecniche e organizzative adeguate affinché il trattamento effettuato rispetti quanto previsto dal Reg. UE 679/2016 (ad esempio, valutando la presenza di decisioni di adeguatezza o disciplinando il rapporto avvalendoci di clausole contrattuali standard).

Resta in ogni caso inteso che il Titolare del trattamento, ove si rendesse necessario, avrà facoltà di spostare i dati anche in paesi extra-UE.  In tal caso il Titolare assicura sin d’ora che il trasferimento dei dati extra-UE avverrà in conformità alle disposizioni di Legge applicabili, previa stipula delle clausole contrattuali standard (le clausole contrattuali standard sono disponibili al seguente link:
http://ec.europa.eu/justice/data-protection/international-transfers/transfer/index_en.htm) e verifiche standard previste dalla Commissione Europea (nello specifico saranno rispettate le condizioni indicate nel CAPO V del Regolamento UE).

Sia per quanto riguarda i dati presenti sui propri dispositivi, sia per eventuali dati presenti presso provider, il Titolare del trattamento ha messo in atto misure tecniche ed organizzative adeguate a garantire un idoneo livello di sicurezza, nel pieno rispetto di quanto indicato nel Regolamento UE.

Navigazione: i suoi dati di navigazione potranno inoltre essere trasferiti, limitatamente alle finalità sopra riportate, nei seguenti stati: – Paesi UE, – Stati Uniti.

Gestione dei cookie: nel caso in cui Lei abbia dubbi o preoccupazioni in merito all’utilizzo dei cookie Le è sempre possibile intervenire per impedirne l’impostazione e la lettura, ad esempio modificando le impostazioni sulla privacy all’interno del Suo browser al fine di bloccarne determinati tipi.

Poiché ciascun browser, e spesso diverse versioni dello stesso browser, differiscono anche sensibilmente le une dalle altre se preferisce agire autonomamente mediante le preferenze del Suo browser può trovare informazioni dettagliate sulla procedura necessaria nella guida del Suo browser.

8. Natura del conferimento dei dati e conseguenze del rifiuto di rispondere

Il conferimento dei dati per le finalità di cui al precedente punto 2.A) è obbligatorio. In loro assenza, non potremo garantirle i Servizi di quanto indicato in 2.A).

Il conferimento dei dati per le finalità di cui al precedente punto 2.B) è invece facoltativo. Può quindi decidere di non conferire alcun dato o di negare successivamente la possibilità di trattare dati già forniti: in tal caso, non potrà ricevere newsletter, comunicazioni commerciali e materiale pubblicitario e/o quant’altro inerenti ai Servizi offerti dal Titolare del trattamento.

Continuerà comunque ad avere diritto ai Servizi di cui al punto 2.A).

Alcuni campi di informazioni sul sito web possono essere contrassegnati con il carattere *. La compilazione di questi campi è obbligatoria quando inserisce i Suoi dati. La conseguenza di non fornire l’informazione è l’impossibilità di fruire del servizio per il quale l’informazione è richiesta.

9. Diritti dell’interessato

Nella Sua qualità di interessato, ha i diritti di cui agli articoli da 15 a 22 del Regolamento UE di seguito riportati e precisamente ha il diritto ad:

– ottenere la conferma dell’esistenza e del trattamento di dati personali che lo riguardano nonché la loro copia scritta (elettronica) in forma chiara e comprensibile (cd. diritto di accesso);

– ottenere le indicazioni circa la finalità del trattamento, le categorie di dati personali, i destinatari o le categorie di destinatari a cui i dati personali sono stati o saranno comunicati e, quando possibile, il periodo di conservazione;

– ottenere la rettifica dei dati che lo riguardano (cd. diritto di rettifica)

– ottenere la cancellazione dei dati che lo riguardano (cd. diritto all’oblio);

– ottenere le limitazioni del trattamento (cd. diritto di limitazione di trattamento);

– qualora i dati non siano raccolti presso l’interessato, ottenere tutte le informazioni disponibili sulla loro origine;

– ottenere la portabilità dei dati, ossia riceverli da un titolare del trattamento in un formato strutturato, di uso comune e leggibile da dispositivo automatico e trasmetterli ad altro titolare del trattamento senza impedimenti (cd. diritto alla portabilità dei dati);

– opporsi al trattamento in qualsiasi momento ed anche nel caso di trattamento per finalità di marketing diretto (cd. diritto di opposizione);

– opporsi ad un processo decisionale automatizzato relativo alle persone fisiche, compresa la profilazione;

– revocare il consenso in qualsiasi momento senza pregiudicare la liceità del trattamento basata sul consenso prestato prima della revoca;

– proporre reclamo a un’autorità di controllo (Garante per la Protezione dei Dati Personali).

Potrebbero esserci condizioni o limitazioni ai diritti dell’interessato. Non è quindi certo che ad esempio si abbia il diritto di portabilità dei dati in tutti i casi – ciò dipende dalle circostanze specifiche dell’attività di elaborazione.

10. Modalità di esercizio dei diritti

Potrà in qualsiasi momento esercitare i diritti inviando:

– una raccomandata a.r. alla scrivente (vedere l’indirizzo indicato nella carta intestata);

– una e-mail all’indirizzo ortomec@ortomec.it.

11. Minori

Quanto offerto dal Titolare del trattamento ed oggetto del rapporto con Lei in essere non prevede l’acquisizione intenzionale di informazioni personali riferite ai minori. Nel caso in cui informazioni su minori fossero involontariamente registrate, il Titolare del trattamento le cancellerà in modo tempestivo, su richiesta dell’interessato.

12. Dati personali non ottenuti presso l’interessato

Può capitare che la scrivente non sia il Titolare del trattamento al quale Lei ha dato i suoi dati personali, ma risulti essere co-titolare del trattamento o responsabile del trattamento in esterno e che quindi i Suoi dati siano giunti alla scrivente in seconda battuta a causa di un contratto che regola le parti. In questo caso si precisa che la scrivente farà il possibile per accertarsi che Lei sia stato informato ed abbia dato il consenso al trattamento. Può chiedere in ogni
momento alla scrivente l’origine di acquisizione dei Suoi dati.

13. Titolare e Incaricati

Di seguito le forniamo alcune informazioni che è necessario portare alla sua conoscenza, non solo per ottemperare agli obblighi di legge, ma anche perché la trasparenza e la correttezza nei confronti della nostra clientela è parte fondante della nostra attività.

Titolare del trattamento. Il Titolare del Trattamento dei suoi dati personali è ORTOMEC srl per conto della quale Azienda firma la Sig.ra Emanuela Gallo, responsabile nei suoi confronti del legittimo e corretto uso dei suoi dati personali e che potrà contattare per qualsiasi informazione o richiesta ai seguenti recapiti: telefono +39 0426 308354, e-mail: ortomec@ortomec.it.

Incaricati. L’elenco aggiornato degli incaricati al trattamento è custodito presso la sede del Titolare del trattamento.

Il Titolare del trattamento